Manajemen Sarana & Prasarana Pendidikan

Pendahuluan

  

Dewasa ini era globalisasi menuntut kesiapan yang lebih matang dalam segala hal. Bidang pendidikan merupakan salah satu andalan untuk mempersiapkan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menghadapi tantangan zaman. Persiapan sumber daya manusia dalam bidang pendidikan dilakukan sejak dari masa pendidikan dasar, menengah, dan tinggi.

Untuk memenuhi harapan di bidang pendidikan, peran sarana pendidikan sangat penting, yaitu untuk memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar. Di satu sisi harapan yang dibebankan pada dunia pendidikan sangat banyak, tetapi di sisi lain dunia pendidikan mempunyai banyak masalah yang menghambat dalam pelaksanaan kegiatan belajar mengajar di sekolah. Salah satu masalah yang dihadapi oleh sekolah adalah masalah sarana pendidikan.

Masalah-masalah sarana pendidikan yang dihadapi sekolah antara lain sarana penunjang pendidikan belum sepenuhnya berada dalam kondisi yang memadai. Hal ini dapat dilihat misalnya sarana belajar yang rusak atau bahkan mungkin belum tersedia. Kondisi yang demikian, selain akan berpengaruh pada ketidaklayakan, ketidaknyamanan pada proses belajar mengajar, juga akan berdampak pada keengganan orangtua untuk menyekolahkan anaknya ke sekolah-sekolah tersebut.

Dari pihak sekolah sendiri masalah sarana pendidikan muncul disebabkan karena kurang optimalnya perawatan yang dilakukan terhadap sarana pendidikan yang sudah ada. Kurangnya perawatan terhadap sarana pendidikan yang sudah ada menyebabkan sarana pendidikan di sekolah banyak yang rusak, sehingga pada saat akan digunakan sarana tersebut tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

Agar sarana pendidikan dapat difungsikan dengan baik, maka diperlukan Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan. Dengan adanya Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan, maka sekolah akan mampu mengelola sarana dan prasarana pendidikan secara lebih terkonsep dan terarah. Dalam Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan, hal-hal yang dibicarakan dan dilaksanakan berkaitan dengan lima hal, yaitu penentuan kebutuhan, proses pengadaan, pemakaian, pencatatan / pengurusan, dan pertanggungjawaban. Dalam makalah ini kami akan mencoba untuk membahas lebih lanjut tentang hal – hal tersebut serta penerapannya secara nyata.

Kajian Teoritis

v  Pengertian Manajemen Sarana Dan Prasarana Pendidikan

A.      Manajemen

Sebagaimana dicatat dalam Encyclopedia Americana, manajemen merupakan “the art of coordinating the elements of factors of production towards the achievement of the purposes of an organization”, yaitu suatu seni untuk mengkoordinir sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi (www.bpkpenabur.or.id). Sumber daya organisasi tersebut meliputi manusia (human), bahan baku (materials) dan mesin (machines). Koordinasi dimaksudkan agar tujuan organisasi bisa dicapai dengan efisien sehingga dapat memenuhi harapan berbagai pihak (stake-holders) yang mempunyai kepentingan terhadap organisasi. Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, manajemen diartikan sebagai proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran (Depdikbud, 1988).

Disisi lain manajemen sering dikatakan sebagai ilmu, kiat, dan profesi. Dikatakan sebagai ilmu oleh Luther Gulick karena manajemen dipandang sebagai suatu bidang pengetahuan yang secara sistematik berusaha memahami mengapa dan bagaimana orang bekerja sama. Dikatakan sebagai kiat oleh Follet karena manajemen mencapai sasaran melalui cara-cara dengan mengatur orang lain menjalankan dalam tugas. Dipandang sebagai profesi karena manajemen dilandasi oleh keahlian khusus untuk mencapai suatu prestasi manajer dan para profesional dituntun oleh suatu kode etik (Fattah, 2003: 1).

B.       Sarana dan Prasarana Pendidikan

Sarana pendidikan adalah peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dan menunjang proses pendidikan, khususnya proses belajar mengajar, seperti gedung, ruang kelas, meja, kursi, serta alat-alat dan media pengajaran. Adapun yang dimaksud dengan prasarana pendidikan adalah fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan atau pengajaran, seperti halaman, kebun, taman sekolah, jalan menuju sekolah, tetapi jika dimanfaatkan secara langsung untuk proses belajar mengajar, seperti taman sekolah untuk pengajaran biologi, halaman sekolah sebagai sekaligus lapangan olah raga, komponen tersebut merupakan sarana pendidikan (Mulyasa, 2007: 49).

Menurut (buku) pedoman penjaminan mutu akademik Universitas Indonesia, prasarana pendidikan adalah perangkat penunjang utama suatu proses atau usaha pendidikan agar tujuan pendidikan tercapai. Sedangkan sarana pendidikan adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat / media dalam mencapai maksud atau tujuan.

C.      Manajemen Sarana Dan Prasarana Pendidikan

Dari beberapa uraian di atas, manajemen sarana dan prasarana pendidikan dapat didefinisikan sebagai proses kerja sama pendayagunaan semua sarana dan prasarana pendidikan secara efektif dan efisien (Bafadal, 2003). Definisi ini menunjukkan bahwa sarana dan prasarana yang ada di sekolah perlu didayagunakan dan dikelola untuk kepentingan proses pembelajaran di sekolah. Pengelolaan itu dimaksudkan agar dalam menggunakan sarana dan prasarana di sekolah bisa berjalan dengan efektif dan efisien. Pengelolaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang amat penting di sekolah, karena keberadaannya akan sangat mendukung terhadap suksesnya proses pembelajaran di sekolah.

Dalam mengelola sarana dan prasarana di sekolah dibutuhkan suatu proses sebagaimana terdapat dalam manajemen yang ada pada umumnya, yaitu : mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pemeliharaan dan pengawasan. Apa yang dibutuhkan oleh sekolah perlu direncanakan dengan cermat berkaitan dengan sarana dan prasarana yang mendukung semua proses pembelajaran. Sarana pendidikan ini berkaitan erat dengan semua perangkat, peralatan, bahan dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses belajar mengajar. Sedangkan prasarana pendidikan berkaitan dengan semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pembelajaran di sekolah seperti; ruang, perpustakaan, kantor sekolah, UKS, ruang osis, tempat parkir, ruang laboratorium, dll.

Rumusan Masalah

A.      Apa saja tujuan manajemen sarana dan prasarana pendidikan?

B.       Apa saja prinsip- prinsip manajemen sarana dan prasarana pendidikan?

C.       Bagaimana proses atau prosedur yang harus di lakukan dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan?

D.      Bagaimana tanggung jawab kepala sekolah dalam kaitannya dengan pengurusan dan prosedur sarana prasarana pendidikan?

E.       Bagaimana hubungan sarana prasarana pendidikan dengan program pengajaran?

Pembahasan

A.      Tujuan Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan

Secara umum, tujuan daripada manajemen sarana dan prasarana pendidikan adalah untuk memberikan layanan secara profesional berkaitan dengan sarana dan prasarana pendidikan agar proses pembelajaran bisa berlangsung secara efektif dan efisien. Berkaitan dengan hal ini. Bafadal (2003) menjelaskan secara rinci tentang tujuan manajemen sarana dan prasarana pendidikan sebagai berikut :

1.        Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana sekolah melalui sistem perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama, sehingga sekolah memiliki sarana dan prasarana yang baik, sesuai dengan kebutuhan sekolah, dan dengan dana yang efisien.

2.        Untuk mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana sekolah secara tepat dan efisien.

3.        Untuk mengupayakan pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan, sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan oleh semua pihak sekolah.

Manajemen sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan sekolah yang bersih, rapi, indah, sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan baik bagi guru maupun untuk siapapun yang berada di sekolah. Di samping itu juga diharapkan tersedianya alat – alat fasilitas belajar yang memadai secara kuantitatif, kualitatif, dan relevan dengan kebutuhan serta dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan proses pendidikan dan pengajaran, baik oleh guru sebagai pengajar maupun murid-murid sebagai pelajar.

B.       Prinsip – prinsip Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan

Agar tujuan-tujuan manajemen perlengkapan bisa tercapai ada beberapa prinsip yang perlu di perhatikan dalam mengelola perlengkapan di sekolah, prinsip-prinsip yang dimaksud tersebut menurut Bafadal (2003) adalah :

1.     Prinsip Pencapaian Tujuan

Pada dasarnya manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah diterapkan dengan maksud agar semua fasilitas sekolah dalam keadaan kondisi siap pakai. Oleh sebab itu, manajemen sarana dan prasarana pendidikan dapat di katakan berhasil bilamana fasilitas sekolah itu selalu siap pakai setiap saat, apabila akan didayagunakan oleh personel sekolah dalam rangka pencapaian tujuan proses pembelajaran di sekolah.

2.     Prinsip Efisiensi

Dengan prinsip efisiensi semua kegiatan pengadaan sarana dan prasarana sekolah di lakukan dengan perencanaan yang hati, sehingga bisa memperoleh fasilitas yang berkualitas baik dengan harga yang relatif murah. Dengan prinsip efisiensi berarti bahwa pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Maka perlengkapan sekolah hendaknya di lengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya. Petunjuk teknis tersebut di komunikasikan kepada semua personil sekolah yang di perkirakan akan menggunakannya. Selanjutnya, bilamana di pandang perlu, di lakukan pembinaan terhadap semua personel.

3.     Prinsip Administratif

Di Indonesia terdapat sejumlah peraturan perundang – undangan yang berkenaan dengan sarana dan prasarana pendidikan, sebagai contoh adalah peraturan tentang inventarisasi dan penghapusan perlengkapan milik negara. Dengan prinsip administratif berarti semua perilaku pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi, dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah. Sebagai upaya penerapannya, setiap penanggung jawab pengelolaan perlengkapan pendidikan hendaknya memahami semua peraturan perundang – undangan tersebut dan menginformasikan kepada semua personel sekolah yang di perkirakan akan berpartisipasi dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan.

4.     Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab

Di Indonesia tidak sedikit adanya kelembagaan pendidikan yang sangat besar dan maju. Oleh karena besar, sarana dan prasarananya sangat banyak sehingga manajemennya melibatkan banyak orang. Bilamana hal itu terjadi maka perlu adanya pengorganisasian kerja pengelolaan perlengkapan pendidikan. Dalam pengorganisasiannya, semua tugas dan tanggung jawab semua orang yang terlibat itu perlu di deskripsikan dengan jelas.

5.     Prinsip Kekohesifan

Dengan prinsip kekohesifan berarti manajemen perlengkapan pendidikan di sekolah hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja sekolah yang sangat kompak. Oleh karena itu, walaupun semua orang yang terlibat dalam pengelolaan perlengkapan itu telah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun antara satu dengan yang lainnya harus selalu bekerja sama dengan baik.

A. 

B. 

C.      Proses Manajemen Sarana Dan Prasarana Pendidikan

Manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah berkaitan erat dengan aktivitas-aktivitas pengadaan, pendistribusian, penggunaan dan pemeliharaan, inventarisasi, serta penghapusan sarana dan prasarana pendidikan. Hal ini menunjukkan bahwa perlu adanya suatu proses dan keahlian di dalam mengelolanya. Dan tindakan prefentif yang tepat akan sangat berguna bagi instansi terkait.

Proses manajemen sarana dan prasarana pendidikan yang akan dibahas disini berkaitan erat dengan :

·           Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan.

·           Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan.

·           Pendistribusian sarana dan prasarana pendidikan.

·           Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan.

·           Pengawasan dan pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan.

·           Penghapusan sarana dan prasarana sekolah.

1.     Perencanaan Sarana Dan Prasarana Pendidikan

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga munculah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang. Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.

Berkaitan dengan ini, telah banyak teoritis mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan perlengkapan pendidikan di sekolah, antara lain adalah seorang teoritis administrasi pendidikan, yaitu James J. Jones (1969). Jones menegaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah di awali dengan menganalisis jenis pengalaman pendidikan yang di berikan di sekolah itu. Jones mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah sebagai berikut :

a)         Menganalisis kebutuhan pendidikan suatu masyarakat dan menetapkan program untuk masa yang akan datang sebagai dasar untuk mengevaluasi keberadaan fasilitas dan membuat model perencanaan perlengkapan yang akan datang.

b)        Melakukan survey keseluruh unit sekolah untuk menyusun master plan untuk jangka waktu tertentu.

c)         Memilih kebutuhan utama berdasarkan hasil survei.

d)        Mengembangkan educational specification untuk setiap proyek yang terpisah-pisah dalam usaha master plan.

e)         Merancang setiap proyek yang terpisah-pisah sesuai dengan spesifikasi pendidikan yang diusulkan.

f)         Mengembangkan dan menguatkan tawaran atau kontrak dan melaksanakan sesuai dengan gambaran kerja yang diusulkan.

g)        Melengkapi perlengkapan gedung dan menempatkannya sehingga siap untuk digunakan.

Berdasarkan uraian tentang prosedur perencanaan pengadaan di atas dapat di tegaskan bahwa perencanaan perlengkapan sekolah tidaklah mudah. Perencanaan perlengkapan pendidikan bukan sekedar sebagai upaya mencari ilham, melainkan upaya memikirkan perlengkapan yang di perlukan di masa yang akan datang dan bagaimana pengadaannya secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkan informasi dan realistis tentang kondisi sekolah.

Agar prinsip – prinsip tersebut betul – betul terpenuhi, semua pihak yang di libatkan atau di tunjuk sebagai panitia perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu mengetahui dan mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah di miliki, dana yang tersedia, dan harga pasar. Dalam hubungannya dengan program pendidikan yang perlu di perhatikan adalah organisasi kurikulum sekolah, metode pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan.

Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu sebagai berikut :

a)         Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.

b)        Objek pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana prasarana pendidikan yang di butuhkan sekolah.

c)         Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi dalam pengadaan perlengkapan sekolah.

d)        Perencanaan perlengkapan sekolah seharusnya memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:

·           Harus betul-betul merupakan proses intelektual;

·           Di dasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif mengenai masyarakat sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya, serta prediksi populasi sekolah;

·           Harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran;

·           Visualisasi hasil perencanaan perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis, merek, dan harganya.

2.     Pengadaan Sarana Dan Prasarana Pendidikan Di Sekolah

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah pada hakekatnya adalah kelanjutan dari program perencanaan yang telah disusun oleh sekolah sebelumnya. Sistem pengadaan sarana dan prasarana sekolah dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain adalah :

a)         Dropping dari pemerintah, hal ini merupakan bantuan yang diberikan pemerintah kepada sekolah. Bantuan ini sifatnya terbatas sehingga pengelola sarana dan prasarana pendidikan di sekolah tetap harus mengusahakan dengan cara lain.

b)        Pengadaan sarana dan prasarana sekolah dengan cara membeli baik secara langsung maupun melalui pemesanan terlebih dahulu.

c)         meminta sumbangan dari wali murid atau mengajukan proposal bantuan pengadaan sarana dan prasarana sekolah ke lembaga – lembaga sosial yang tidak mengikat.

d)        pengadaan perlengkapan dengan cara menyewa atau meminjam ke tempat lain.

e)         pengadaan perlengkapan sekolah dengan cara tukar menukar barang yang dimiliki dengan barang lain yang dibutuhkan sekolah.

Memilih sarana dan prasarana pendidikan bukanlah berupa resep yang lengkap dengan petunjuk-petunjuknya, lalu pendidik menerima resep itu begitu saja. Sarana pembelajaran hendaknya direncanakan, dipilih dan diadakan dengan teliti sesuai dengan kebutuhan sehingga penggunaannya berjalan dengan wajar. Untuk itu pendidik hendaknya menyesuaikan dengan sarana pembelajaran dengan faktor-faktor yang dihadapi, yaitu tujuan apakah yang hendak dicapai, media apa yang tersedia, pendidik mana yang akan mempergunakannya, dan yang peserta didik mana yang di hadapi. Faktor lain yang hendaknya dipertimbangkan dalam pemilihan sarana pembelajaran adalah kesesuaian dengan ruang dan waktu.

3.     Pendistribusian Sarana Prasarana Sekolah

Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran penyampaiannya, dan ketepatan kondisi barang yang di salurkan.

Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh oleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu :

a)         Penyusunan alokasi barang;

b)        Pengiriman barang;

c)         Penyerahan barang.

Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.

Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah di terima oleh sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian – bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.

Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas dapat di tegaskan bahwa pada dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh pengelola perlengkapan sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung. Dengan menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah di terima dan di inventarisasikan langsung di salurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses penyimpanan terlebih dahulu.

Sedangkan dengan menggunakan sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di terima dan sudah di inventarisasikan tidak secara langsung di salurkan, melainkan harus di simpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya di gunakan apabila barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa.

Untuk dapat di katakan berjalan secara efektif, dalam pendistribusian harus memenuhi beberapa asas pendistribusian. Ada beberapa asas pendistribusian yang perlu di perhatikan,yaitu :

a)         Asas ketepatan

b)        Asas kecepatan

c)         Asas keamanan

d)        Asas ekonomi

Namun jika di gunakan sistem pendistribusian tidak langsung maka barang – barang yang perlu di simpan di gudang perlu mendapatkan pengawasan yang efektif. Dalam rangka mempermudah pengawasannya perlu di buat kartu stok barang yang di tempelkan pada barang tersebut untuk mempermudah dalam pengenalan dan pengawasan.

4.     Inventarisasi Sarana dan Prasarana Pendidikan

Inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan dan penyusunan barang-barang milik negara secara sistematis, tertib, dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku. Hal ini sesuai dengan keputusan menteri keuangan RI Nomor Kep. 225/MK/V/4/1971 bahwa barang milik negara berupa semua barang yang berasal atau dibeli dengan dana yang bersumber baik secara keseluruhan atau sebagian dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) ataupun dana lainnya yang barang-barang di bawah penguasaan kantor departemen dan kebudayaan, baik yang berada di dalam maupun luar negeri.

Kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah menurut Bafadal (2003) meliputi :

a)         Pencatatan sarana dan prasarana sekolah dapat dilakukan di dalam buku penerimaan barang, buku bukan inventaris, buku (kartu) stok barang.

b)        Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris. Caranya dengan membuat kode barang dan menempelkannya atau menuliskannya pada badan barang perlengkapan yang tergolong sebagai barang inventaris. Tujuannya adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan pendidikan di sekolah baik ditinjau dari kepemilikan, penanggung jawab, maupun jenis golongannya. Biasanya kode barang itu berbentuk angka atau numerik yang menunjukkan departemen, lokasi, sekolah, dan barang.

c)         Semua perlengkapan pendidikan di sekolah yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan. Laporan tersebut sering disebut dengan istilah laporan mutasi barang. Pelaporan dilakukan dalam periode tertentu, sekali dalam satu triwulan. Dalam satu tahun ajaran misalnya, pelaporan dapat dilakukan pada bulan juli, oktober, januari, dan april tahun berikutnya.

5.     Pengawasan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh pimpinan organisasi. Berkaitan dengan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah, perlu adanya kontrol yang baik dalam pemeliharaan atau pemberdayaan. Pengawasan (control) terhadap sarana dan prasarana pendidikan di sekolah merupakan usaha yang ditempuh oleh pimpinan dalam membantu personel sekolah untuk menjaga atau memelihara, dan memanfaatkan sarana dan prasarana sekolah dengan sebaik mungkin demi keberhasilan proses pembelajaran di sekolah.

Pemeliharaan terhadap sarana dan prasarana pendidikan di sekolah merupakan aktivitas yang harus dijalankan untuk menjaga agar perlengkapan yang dibutuhkan oleh personel sekolah dalam kondisi siap pakai. Kondisi siap pakai ini akan sangat membantu terhadap kelancaran proses pembelajaran yang dilaksanakan di sekolah. Oleh karena itu, semua perlengkapan yang ada di sekolah membutuhkan perawatan, pemeliharaan, dan pengawasan agar dapat diperdayakan dengan sebaik mungkin.

Dalam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah jika ditinjau dari sifat maupun waktunya terdapat beberapa macam, yaitu :

a)         Ditinjau dari sifatnya, yaitu: pemeliharaan yang bersifat pengecekan, pencegahan, perbaikan ringan dan perbaikan berat,

b)        Ditinjau dari waktu pemeliharaannya, yaitu: pemeliharaan sehari-hari (membersihkan ruang dan perlengkapannya), dan pemeliharaan berkala seperti pengecetan dinding, pemeriksaan bangku, genteng, dan perabotan lainnya.

6.     Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga ( bisa juga milik negara) dari daftar inventaris dengan cara berdasarkan perundang – undangan yang berlaku. Sebagai salah satu aktivitas dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan, penghapusan bertujuan untuk:

a)         Mencegah dan membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk perbaikan yang perlengkapan yang rusak.

b)        Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan yang tidak berguna lagi.

c)         Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengamanan.

d)        Meringankan beban inventaris.

Kepala sekolah memiliki kewenangan untuk melakukan penghapusan terhadap perlengkapan sekolah. Namun perlengkapan yang akan dihapus harus memenuhi persyaratan – persyaratan penghapusan. Demikian pula prosedurnya harus mengikuti peraturan perundang – undangan yang berlaku. Barang – barang yang memenuhi syarat untuk dihapus adalah:

a)         Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.

b)        Barang-barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

c)         Barang-barang kuno yang penggunaannya sudah tidak efisien lagi.

d)        Barang-barang yang terkena larangan.

e)         Barang-barang yang mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang.

f)         Barang-barang yang pemeliharaannya tidak seimbang dengan kegunaannya.

g)        Barang-barang yang berlebihan dan tidak digunakan lagi.

h)        Barang-barang yang dicuri.

i)          Barang-barang yang diselewengkan.

j)          Barang-barang yang terbakar dan musnah akibat bencana alam.

Dalam penghapusan barang ini, kepala sekolah beserta stafnya hendaknya mengelompokkan dan mendata barang-barang yang akan dihapus, kemudian mengajukan usulan penghapusan beserta lampiran jenis barang yang akan dihapus ke Diknas / Depag. Setelah turun SK dari kantor pusat tentang penghapusan barang sesuai berita acara yang ada, penghapusan barang ini dapat dilakukan dengan cara pemusnahan atau pelelangan.

D.      Tanggung jawab kepala sekolah dan kaitannya dengan pengurusan dan prosedur sarana dan prasarana  

Sekolah merupakan sistem yang memiliki tujuan. Berkaitan dengan upaya mewujudkan tujuan tersebut, serangkaian masalah dapat muncul. Masalah-masalah itu dapat dikelompokkan sesuai dengan tugas-tugas administratif yang menjadi tanggung jawab administrator sekolah, sehingga merupakan substansi tugas- tugas administratif kepala sekolah selaku administrator. Di antaranya adalah tugas yang dikelompokkan menjadi substansi perlengkapan sekolah.

Salah satu tugas utama kepala sekolah dalam pengadministrasian sarana – prasarana ialah bersama – sama dengan staf menyusun daftar kebutuhan mereka akan alat-alat sarana tersebut dan mempersiapkan perkiraan tahunan untuk di usahakan penyediaannya. Kemudian menyimpan dan memelihara serta mendistribusikan kepada guru-guru yang bersangkutan, dan menginventarisasi alat-alat atau sarana tersebut pada akhir tahun pelajaran.

1.        Mempersiapkan perkiraan tahunan

Biasanya kepala sekolah membuat daftar alat-alat yang diperlukan di sekolahnya sesuai dengan kebutuhannya dengan daftar alat yang standardisasi. Sedangkan untuk alat-alat yang belum di standardisasi, kepala sekolah bersama – sama menyusun daftar kebutuhan sekolah masing-masing.

2.        Menyimpan dan mendistribusikan

Ada beberapa prinsip administrasi penyimpanan peralatan dan perlengkapan pengajaran sekolah, yaitu:

a)         Semua alat – alat dan perlengkapan harus di simpan di tempat-tempat yang bebas dari factor – faktor perusak seperti: panas, lembab,lapuk,dan serangga.

b)        Harus mudah dikerjakan baik untuk menyimpan maupun yang keluar alat.

c)         Mudah di dapat bila sewaktu-waktu di perlukan.

d)        Semua penyimpanan harus di administrasikan menurut ketentuan bahwa persediaan lama harus lebih dulu di pergunakan.

e)         Harus diadakan inventarisasi secara berkala.

f)         Tanggung jawab untuk pelaksanaan yang tepat dari tiap-tiap penyimpanan harus di rumuskan secara terperinci dan di pahami dengan jelas oleh semua pihak yang berkepentingan.

Pendistribusian peralatan dan perlengkapan pengajaran ini harus berada dalam tanggung jawab salah seorang anggota staf yang di tunjuk. Karena pelaksanaan tanggung jawab ini hanya bersifat ketatausahaan maka kurang tepat jika kepala sekolah atau sendiri yang langsung melaksanakannya. Yang paling tepat adalah pegawai tata usaha. Kebijaksanaan pendistribusian ini hendaklah di tekankan kepada prinsip efisien dan fleksibilitas, maksudnya bila di perlukan sewaktu-waktu segara dapat di sediakan.

E.       Hubungan sarana dan prasarana dengan program pengajaran

Jenis peralatan dan perlengkapan yang di sediakan di sekolah dan cara – cara pengadministrasiannya mempunyai pengaruh besar terhadap program belajar – mengajar. Persediaan yang kurang dan tidak memadai akan menghambat proses belajar – mengajar. Demikian pula administrasinya yang jelek akan mengurangi kegunaan alat-alat dan perlengkapan tersebut, sekalipun peralatan dan perlengkapan pengajaran itu keadaannya istimewa.

Titik berat dalam hal ini adalah kepada belajar yang di kaitkan dengan masalah – masalah dan kebutuhan serta kegunaan hasil belajar nanti di dalam kehidupannya. Karena penyediaan saran pendidikan di suatu sekolah haruslah di sesuaikan dengan kebutuhan anak didik serta kegunaan hasilnya di masa-masa mendatang.

Penutup

A.      KESIMPULAN

Manajemen adalah proses untuk menyelenggarakan dan mengawasi suatu tujuan tertentu (Ngalim Purwanto, 2006: 6). Dalam konteks sarana pendidikan, maka manajemen sarana pendidikan dapat diterjemahkan sebagai proses untuk menyelenggarakan dan mengawasi sarana pendidikan yang ada di sekolah.

Dalam manajemen sarana pendidikan hal-hal yang dibicarakan dan dilaksanakan berkaitan dengan lima hal, antara lain:

1.        Tujuan

Tujuan daripada manajemen sarana – prasarana pendidikan adalah untuk memberikan layanan secara profesional berkaitan dengan sarana dan prasarana pendidikan agar proses pembelajaran bisa berlangsung secara efektif dan efisien.

2.        Prinsip – prinsip manajemen sarana dan prasarana pendidikan, yang meliputi:

a)         Prinsip pencapaian tujuan,

b)        Prinsip efisiensi,

c)         Prinsip administratif,

d)        Prinsip kejelasan tanggung jawab,

e)         Prinsip kekohesifan.

3.        Proses pelaksanaan manajemen sarana dan prasarana pendidikan yang antara lain:

a)         Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan.

b)        Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan.

c)         Pendistribusian sarana dan prasarana pendidikan.

d)        Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan.

e)         Pengawasan dan pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan.

f)         Penghapusan sarana dan prasarana sekolah.

4.        Tugas kepala sekolah dalam pelaksanaan manajemen sarana – prasarana pendidikan

Salah satu tugas utama kepala sekolah dalam pengadministrasian sarana– prasarana ialah bersama – sama dengan staf menyusun daftar kebutuhan mereka akan alat-alat sarana tersebut dan mempersiapkan perkiraan tahunan untuk di usahakan penyediaannya. Kemudian menyimpan dan memelihara serta mendistribusikan kepada guru-guru yang bersangkutan, dan menginventarisasi alat-alat atau sarana tersebut pada akhir tahun pelajaran.

5.        Hubungan sarana prasarana dengan proses pengajaran

Sarana prasarana pendidikan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam kelancaran proses belajar mengajar, karena ketersediaan sarana prasarana yang kurang atau tidak memadai akan menghambat proses belajar mengajar. Maka dari itu diperlukan penerapan manajemen sarana prasarana yang sistematis agar terpenuhinya ketersediaan sarana prasarana dan dapat berfungsi secara maksimal dan tepat guna.

B.       SARAN

Pelaksanaan manajemen sarana dan prasarana pendidikan sudah merupakan pekerjaan rutin sekolah. Akan tetapi, terkadang kepala sekolah beserta staff – staffnya masih di hadapkan kesulitan – kesulitan yang kurang berarti, namun untuk penyempurnaan pekerjaan, para ahli menyarankan beberapa pedoman pelaksanaan manajemen sarana pendidikan, yaitu sebagai berikut:

1.        Hendaknya kepala sekolah sebagai administrator tidak terlalu menyibukkan dirinya secara langsung dengan urusan pelaksanaan administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran.

2.        Melakukan sisi pencatatan yang tepat sehingga mudah di kerjakan.

3.        Administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran harus senantiasa di tinjau dari segi pelayanan untuk turut memperlancar pelaksanaan program pengajaran.

Kondisi-kondisi di atas akan terpenuhi jika administrator mengikutsertakan semua guru dalam perencanaan seleksi, distribusi dan penggunaan serta pengawasan peralatan dan perlengkapan pengajaran.

Daftar Pustaka

-          Fattah, Nanang. 2003. Landasan Manajemen Pendidikan. Bandung: Remaja Rosda Karya

-          Mulyasa. 2007. Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung: Remaja Rosda Karya

-          Nata, abuddin. 2003. Manajemen Pendidikan. Jakarta: Prenada Media

-          Sulistiyorini. 2006. Manajemen Pendidikan Islam. Surabaya: Elkaf

-          http://www.google.com/search/ Optimalisasi Sarana-Prasarana Dan Peningkatan Kapasitas Laboratorium oleh Kementerian Riset dan Teknologi Republik Indonesia

-          http://www.google.com/search/ Pedoman Penjaminan Mutu Akademik Universitas Indonesia oleh Tim Penyusun Universitas Indonesia

-          http://www.google.com/search/ Manajemen Berbasis Sekolah oleh Suprapto.

-          http://www.google.com/search/ Manajemen Sekolah Dalam Pendidikan oleh Direktorat PLB 2004

-          http://www.bpkpenabur.or.id/kps-jkt/berita/200006/artikel3.htm.

-          http://www.google.com/search/ Manajemen Pendidikan, Problematika dan Tantangannya.

-          Bafadal Ibrahim. 2004. Manajemen Perlengkapan Sekolah. PT BUMIKARSA. Jakarta.

-          TIM. 2003. Sarana dan Prasarana Tunjang Kualitas Pendidikan. Jakarta. © Harian Sinar Harapan.